目的
对特定五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售或合同规定专门的质量措施、资源和活动顺序,以确保满足规定要求。
2 适用范围
适用于特定五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售及合同有关的质量策划的控制及相应质量计划的编制、实施和控制。
3 职责
3.1总经理负责批准质量计划。
3.2行政部负责编制质量计划并对实施情况进行监督检查。
4 工作程序
4.1对于公司的服务实现所需的过程都应进行策划。
4.2进行质量策划的时机
a.对有特殊要求的常规服务、项目、合同或活动;
b.现有体系文件未能涵盖的特殊事项。
4.3质量策划的内容
a.针对特定服务、项目或合同确定的质量目标和要求;
b.针对特定服务、项目或合同所需建立的过程、文件和资源要求。应确认主要过程和支持性过程,即应识别关键的过程和活动;对过程或涉及的活动规定途径,并对这些途径进行评审和形成文件;确认所需资源,包括人力、物力、财力和信息等。
c.运作阶段的划分、人员的职责权限和相互关系。
d.确定过程涉及的验证、确认、监视、检验和试验活动及服务验收准则。
e.确定为实现过程和服务的符合性提供证据的质量记录。
4.4策划的输出形式将因服务、项目或合同的特点不同而不同。可以是口头形式、文件或实物的形式,质量计划是一种常见的输出形式。
4.5质量计划的编制原则
a质量计划的内容要根据质量策划来确定。
b应参照质量、环境和职业健康安全管理手册的有关内容,应符合质量、环境和职业健康安全方针、目标,并与质量管理体系文件中的内容协调一致。
c可引用已有的质量文件中的相关内容,并根据特殊的要求编制新的内容。
d根据实际情况可编写总体质量计划,也可只编写有关的单项质量计划,如采购计划,也可针对某一特定的活动如促销活动、用户服务周期等。
e质量计划可以作为独立的文件,也可以根据需要作为其他文件(项目计划等)的一部分。
4.6质量计划的编制、审批和发放
质量计划由行政部编制,总经理批准后,由行政部以受控文件形式发放到使用和相关部门(顾客有要求时,可发放给顾客)。
4.7质量计划的实施、监督和修改
4.7.1各部门在执行中应按照质量计划的规定要求进行控制。
4.7.2行政部负责监督质量计划的实施情况,根据要求协调相应部门之间的接口和资源配置。
4.7.3质量计划的修改
当质量计划需要修改时,由修改部门填写《文件更改履历表》,经总经理批准后进行修改,具体按《文件控制程序》执行。
4.8质量计划完成后,相关的文件由行政部负责归档保存。
目的
确保从事影响五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售质量工作的所有人员能胜任要求。
2 适用范围
适用于公司范围内的人力资源管理,包括人员招聘、人员配置、人员经历、教育程度、技能和能力的考核及培训管理。
3 职责
3.1行政部
a.负责对各级管理人员进行岗位识别和评价,并采取必要的措施以满足要求;
b.负责制定《年度培训计划》并监督执行;
c.负责上岗基础教育;
d.负责组织对培训效果进行评价。
3.2行政部负责对业务人员进行岗位识别和评价;
3.3其他部门负责本部门员工的岗位技能培训。
3.4总经理批准《年度培训计划》。
4 工作程序
4.1人员能力
4.1.1 从事影响服务质量工作的所有人员应是胜任的,对能力的判断应从教育、培训、技能和经验等方面考虑。
4.1.2部门负责人应至少满足下列条件:
a.高中或以上学历,并已工作五年以上;
b.应具备相关专业的职称;
c.受过相关的职业培训;
d.具备三年以上相关工作经验。
4.1.3特殊作业人员必须持证上岗。
4.2培训和意识
4.2.1行政部根据各部门的培训需求计划,制定公司年度培训总计划。
4.2.2新员工培训
a、公司基础教育:包括公司简介、规章制度、质量、环境和职业健康安全方针和质量目标等的培训,在进入公司三个月内由行政部组织进行;
b、岗位技能培训:学习作业指导书、所用设备的性能、操作步骤、安全事项及紧急情况的应变措施等,由部门负责人组织进行。
4.2.3在岗人员培训
主要是技能的加深和强化培训,按培训计划进行实施。
4.2.4特殊工作人员培训
a.电工、驾驶员等需取得国家授权部门相应的培训合格证书。
b.质量管理体系内审员应由专业老师培训、考核合格。
4.2.5转岗人员培训(同4.2.2b,c)
4.2.6通过教育和培训,使员工意识到:
a.满足顾客和法律法规要求的重要性;;
b.违反这些要求所造成的后果;
c.自己的工作对质量管理体系的重要性;
d.如何为实现自己工作的质量目标做出贡献。
4.2.7培训有效性的评价
a.行政部通过理论考核、业绩评定和观察等方法,评价培训的有效性。
b.行政部应加强对员工日常工作业绩的评价,可随时对各部门员工进行现场抽查,对不能胜任本职工作的员工,应及时暂停工作安排培训、考核或转岗,使员工的能力与其从事的工作相适应。
4.2.8行政部建立公司员工培训台帐,保存员工的教育、培训、岗位资格认可和经验的适当记录,如学历证明、培训记录、职称证明、工作经历等。
4.3培训计划及实施
4.3.1每年12月初,各部门将下年度的培训需求告知行政部,行政部根据公司需求及各部门的部门需求,于12月底制定下年度的培训计划,经总经理批准后下发各部门,并监督实施。
4.3.2每次培训各相关部门应填写《培训记录》,记录培训人员、时间、地点、老师、内容及效果评价等。
对质量管理体系所要求的记录予以控制,以提供对服务、过程和体系符合性及体系有效运行的证据。
2 适用范围
适用于为证明服务、过程和体系符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3 职责
3.1 行政部为记录控制的主管部门,负责编制公司的《记录清单》。
3.2各部门负责本单位记录的管理。
4 工作程序
4.1记录的标识、编号
行政部负责对各种记录进行标识、编号,以便于识别与检索。记录的标识按《文件控制程序》的规定执行。
4.2记录的填写要求
4.2.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目,应将该项目划去,各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.2.2如因笔误或因计算错误要修改原数据,不能采取涂改方式,而应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,并签上更改人的姓名及日期。
4.3记录的保存、保护
4.3.1 记录由各部门自行保管,存放于通风干燥的地方。
4.3.2行政部编制《记录清单》,将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号、保存期等内容,交体系负责人审核,总经理批准,发至各部门和仓库。
4.3.3行政部每年结合内审和日常工作检查,对各部门记录的使用、管理情况进行检查。
4.4记录发放、借阅和复制
a.各部门向行政部领用所需记录空白表,应填写《文件发放回收登记表》。
b.各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复制者要经部门负责人批准,并填写《文件借阅、复制登记表》。
4.5记录的销毁处理
对超过保存期的记录,或因其他特殊情况需要销毁时,由部门负责人写《作废登记表》,经总经理批准后,由行政部统一销毁。
目的
充分了解顾客的要求并转化为对公司五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售的要求,从而确保满足顾客的要求和期望。
2 适用范围
适用于对顾客采购本公司的服务有关要求的确定、评审及与顾客的沟通。
3 职责
3.1业务部负责确定顾客的要求与期望,组织各部门对服务要求进行评审,并与顾客的沟通。
3.2总经理负责审批特殊合同;业务部负责审核常规合同。
4 工作程序
4.1与五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售有关要求的确定
业务部负责确定顾客对服务的需求与期望,将顾客规定的服务要求,如合同草案、销售协议草案及口头订单等填写在《合同评审表》或口头/电话记录中:
a.顾客规定的要求,包括质量要求及、交付和交付后活动(如培训等)等方面的要求;
b.顾客没有明示的要求,但规定或预期的用途所必然要包括的服务要求,这是一类习惯上隐含的潜在要求,公司为满足顾客要求应作出承诺;
c.与服务有关法律法规要求,包括环境、安全、健康等方面与服务实现过程有关的要求;
d.公司确定的附加要求,这是公司承诺主动实现的要求。
4.2对产品和服务要求的评审
4.2.1在公司向顾客作出提供服务的承诺之前(如提交标书,接受合同或定单及接受合同或定单的更改),行政部应对已确定的服务要求实施评审。
4.2.2评审
4.2.2.1产品和服务要求的评审应在投标、合同签定之前进行,应确保:
a.目务要求得到规定;
b.顾客没有以文件形式提供要求时(如口头协议),顾客要求在接受前得到确认;
c.与以前表述不一致的合同或定单要求(如投标或报价单)予以解决;
d.公司有能力满足规定的要求。
4.2.2.2合同的分类
公司合同一般只分一种称之为常规合同,也就是对公司的五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售所定的合同;
4.2.2.3常规合同由业务部进行签字确认。
4.2.2.4之后常规合同,由总经理召集相关人员进行评审,并由总经理审批。
4.2.2.5对于口头协议,业务部负责将相关内容填入口头/电话记录中,报体系负责人审核,由总经理与顾客确认(可用传真件等方式确认)。
4.2.2.6业务部负责保存《合同评审表》、口头/电话记录、合同及其他相关文件,包括对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。
4.3合同的签订和实施
4.3.1特殊合同和常规合同均由总经理与顾客签定或总经理授权人员与顾客签定;对老顾客的口头定单,双方对口头/电话记录的内容确认后,即视同签定合同。对于新顾客则必须签定正式合同。
4.3.2合同签定后,业务部负责将相关的文件,根据需要发到相关部门,作为五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售及采购、检验和验收等的依据。
4.3.3业务部负责合同执行的监督,根据需要及时将信息与顾客沟通。
目的
策划并在受控条件下进行五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售提供,以确保满足顾客的需求和期望。
2 适用范围
适用于对五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售提供的控制及提供过程的确认、标识和可追溯性、顾客财产、产品防护等的控制。
3 职责
3.1行政部
a.负责五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售物品的采购;
b.负责对实现服务符合性所需的工作环境进行控制。
3.2总经理负责产品和服务规划和设施采购的审批。
3.4业务部负责产品验证、标识和可追溯性控制、服务的交付及后期服务工作。
3.5业务部负责编制必要的服务规程或作业指导书。
4 工作程序
4.1获得表述服务特性的信息
4.1.1根据服务实现过程策划的输出和顾客要求评审的输出等,获得必要的服务信息,分别执行《运行策划控制程序》、《与顾客有关的过程控制程序》的有关规定。
4.1.2业务部负责对影响服务质量的关键过程和特殊过程编制作业指导书,其他情况下如必要时也应编制作业指导书。根据不同过程,作业指导书可采用过程过程卡、操作规范等形式。
4.1.3产品和服务规划
a.行政部根据获得的服务特性信息,考虑工作配置情况,制定产品和服务规划应根据顾客要求随时进行修订,报总经理批准后实施。
b.公司根据产品和服务指令单,合理安排服务。
4.2过程确认
4.2.1关键过程
4.2.1.1关键过程
a.对服务的质量、可靠性及成本等有直接影响的过程;
b.服务重要质量特性形成的步骤;
c.过程复杂,质量容易波动,对工作人员要求高或问题发生较多的过程。
4.2.1.2特殊过程
a.服务质量不能通过后续的监视或测量加以验证的过程;
b.服务质量需进行破坏性试验或采用复杂、昂贵的方法才能测量或内能进行间接监视和测量的过程;
c.该过程仅在服务交付后,不合格的质量特性才能暴露出来。
4.2.1.3公司的服务是需要确认的过程,公司将对这些过程应进行确认,以证实它们实现所策划结果的能力。适用时,这些确认的安排包括:
a.为过程的评审和批准所规定的准则,以证实所使用的过程方法是否符合要求并有效实施。
b.对所使用的设备的认可,包括对设施能力及维护保养有严格要求,并保存维护保养记录,执行《基础设施和运行环境控制程序》有关规定。相关人员要进行岗位培训、资格鉴定,考核合格后上岗。
c.公司应确保实施针对这类过程的方法和程序;
d.对这些过程的监控应进行记录并保存。
e.过程的再确认:当客观条件发生变化时(如环境、设施、人员的变化等),应对上述过程进行再确认。
4.3公司应使用适宜的服务设施,包括各种辅具等的控制,并安排适宜的工作环境;应按规定对设施进行维护保养,执行《基础设施和运行环境控制程序》的有关规定。
4.7产品和服务防护
4.7.1对于产品和服务从接收、放行、交付直到预期目的地的所有阶段,应防止损坏和错用。
4.7.2应针对顾客的要求及的符合性对其提供防护,应包括标识、搬运、包装、贮存和保护等。
4.8交付后活动的控制
4.8.1业务部负责产品和服务的后期服务:
a.负责组织、协调五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售的后期服务;
b.负责与顾客联络,妥善处理顾客抱怨,负责保存相关服务记录;
c.负责对顾客满意度进行测量,确定顾客的需求和潜在需求,执行《顾客满意程度测量控制程序》;
d.利用与顾客的交往,主动向顾客介绍本公司的产品和服务,提供宣传资料解答顾客提问,及时掌握顾客需求的动向。
4.8.3.2咨询、售后服务
a.对顾客面谈、信函、电话、传真等方式的咨询,由广告部负责解答;
b. 业务部每年统计一次顾客满意及服务情况,以便综合分析,采取相应的纠正和预防、改进措施。
目的
对质量管理体系所要求的文件进行控制,确保各相关场所使用文件均为有效版本。
2 适用范围
适用于对质量管理体系所要求的文件进行控制。
3 职责
3.1 总经理负责批准发布质量管理手册。
3.2 体系负责人负责审核质量管理手册。
3.3 行政部负责质量管理体系文件及外来文件的管理、控制。
4 工作程序
4.1文件分类及保管
行政部是本公司文件的管理部门,负责质量管理手册和支持性文件及外来文件的控制和保管。
4.2文件的编号
a.质量管理手册的编号为:
c.支持性文件:由编制部门自行编号。
d.记录的编号为:由编制部门自行编号。
4.3文件的编写、审核、批准与发放
文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的。
a.质量管理手册由行政部负责组织编写,体系负责人审核,总经理批准。质量管理手册由行政部负责登记、发放。
b.支持性文件由行政部组织各部门编写、汇总,管代审核、总经理批准后,由行政部登记、发放。
c.文件的发放回收要填写《文件发放回收登记表》。应确保文件使用的各场所都得到适用文件的有效版本。
4.4文件的受控
公司文件分为受控和非受控两大类。凡与质量管理体系运行有关的文件应为受控。这些文件的编制、审核、批准、发放、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制,所有受控文件必须作受控标识,并注明分发号。非受控文件不作任何标识。
4.5文件的更改和现行修订状态的控制
质量管理手册由行政部组织进行,填写《文件更改申请单》,经管理代表审核,总经理批准后实施更改。及支持性文件的更改.
对质量管理手册和支持性文件的修订状态,采用本手册的文件修改记录表进行识别,以确保有效文件的惟一性。
4.6 文件的领用
a.文件领用者应填写《文件发放回收登记表》,经总经理批准后方可领用。
b.因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;行政部做好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。
b.各部门文件由各部门自行保管。行政部结合内审和正常的工作检查,对各部门文件保管情况进行检查。对受控文件,公司应建立《受控文件清单》。
c.任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰,易于识别和检索。
4.7.2文件的作废与销毁
a.所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出,加盖“作废”印章,确保防止作废文件的非预期使用。如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件,都应在文件封皮标加盖“作废”印章。
b.对要销毁的作废文件,由相关部门填写《作废登记表》,经体系负责人批准后,由行政部统一销毁。
4.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制文件者应填写《文件借阅、复制登记表》,由所在部门负责人按规定权限审批后向行政部借阅、复制。复制的受控文件必须由行政部登记编号,并加盖受控印章。
4.8外来文件的控制
4.8.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。
4.8.2行政部负责收集与服务有关的国家、行业、地方、国际标准及法律、法规等的最新版本,并编制公司的《产品及其他标准、规范(外来文件)》。
4.9为保证文件的适宜性,行政部每年结合管理评审,对质量管理体系文件进行评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。
4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
4.11记录是一种特殊的文件,应执行《记录控制程序》的有关规定。
目的
将对顾客满意程度的测量作为测量质量管理体系业绩的一种手段。
2 适用范围
适用于对顾客对公司服务满足程度的感受进行的测量。
3 职责
3.1业务部
a.负责与顾客联络,组织处理顾客抱怨,负责保存相关服务记录。
b.负责组织对顾客满意程度进行测量,确定顾客的需求和潜在需求;
c.负责分析顾客反馈信息,确定责任部门并监督实施。
4工作程序
4.1顾客信息的收集、分析与处理
4.1.1业务部负责监视顾客满意或不满意的信息,作为对质量管理体系业绩的一种测量。
4.1.2 对顾客面谈、信函、电话、传真等方式的进行的咨询、提供的建议,由广告部解答、记录、收集。
4.1.3业务部负责有效处理顾客抱怨,执行《与顾客有关过程的控制程序》的有关规定。
4.2顾客满意程度测量
4.2.1 每年年底,业务部向顾客发送《顾客满意度调查表》,调查顾客对公司服务质量、服务技术等方面满意程度,收集相关意见和建议,调查表的回收率应达到80%以上,以便于统计。
4.2.2业务部对调查表进行统计分析,确定顾客的需求和期望,及公司需改进的方面,得出定性(形成资料)或定量(如顾客投诉率等)的结果。当定量数据接近或低于控制下限时,应采取因果图或排列图寻找主要原因,要求采取相应的纠正措施、预防措施,并监督其实施效果。
4.3顾客档案的建立
业务部负责为所有顾客建立档案,详细记录名称、地址、电话、和联系人,反馈的信息,以便了解顾客的服务意向,作为新的服务准备。
4.4 对服务运作实施监视和测量,配置适宜的监视与测量设备,以便对服务特性及过程特性进行监视和测量,执行《监视和测量设备控制程序》。4.5 标识和可追溯性控制
4.5.1广告部规定对服务进行标识的办法,并针对监视和测量要求标识服务的状态;广告部对标识的有效性进行监控;当服务出现重大质量问题时,组织对其追溯。
4.5.3服务标识及可追溯性
a.在有追溯性要求时,对服务予以标识以便于追溯;如果不标识不会引起服务混淆或无追溯要求时,也可以不对服务进行标识。服务标识采用编号等多种形式。
b.当合同、法律法规和公司自身需要(如顾客因质量问题引起投诉的风险等)对可追溯性有要求时,应可实现追溯。
4.5.4服务状态标识为:
a.检验状态。 状态标识分为合格、不合格,在服务现场以标牌、标贴作为标识,由广告部监督实施。
b.紧急放行标识。对来不及检验的服务应标识“紧急放行”,由广告部监督实施。
4.6 顾客财产的控制
4.6.1顾客财产一般包括:
a.顾客提供的构成服务的物料或组件,五金产品、建材、建筑装潢材料、建筑工程材料、土工材料、安防监控系统及设备的销售所用的设备;
b.顾客直接提供的图纸、信息等;
c.顾客知识产权的保护,包括信息、规范、文件等。
4.6.2顾客财产的验证
a.行政部按相应的过程和服务的监视和测量程序要求进行验证;
b.在使用、贮存、搬运期间如发现不合格,应及时向顾客反馈。
c.本公司的验证不能免除顾客提供合格服务的责任。
4.6.3验证合格的顾客财产入库时,应将其放置于专门指定的区域,或进行标识。
4.6.4对于顾客财产的贮存和维护,应根据服务的特点,或按照顾客的要求进行控制,并定期检查服务状况,防止由于贮存、维护不当造成变质、损坏或丢失。对使用顾客提供的设备,应按规定进行维护保养,对测试设备应按期校准。
4.6.5顾客的财产应按顾客指定的用途使用,未经顾客同意不得擅自挪作它用或处理。
4.6.6顾客知识产权的控制
对于顾客的知识产权,如专利、服务规范、管理或商业机密等信息,应进行保密控制。对顾客提供的有关服务文件等,应按《文件控制程序》进行控制。
厦门汉墨企业管理咨询有限公司是经福建省厦门市工商局批准并注册登记的具有法人的综合管理咨询公司。公司具有丰富的培训咨询人才资源并组建了各个管理模块的培训咨询团队,致力于通过培训或咨询帮助企业解决管理困惑,如:体系认证培训与咨询、社会责任验厂培训与咨询、品质管理培训与咨询、现场管理培训与咨询,精益生产项目、企业管理诊断等。公司始终坚持“从实际出发,着眼于未来”的宗旨,为选择了我们公司的客户提供从未来需求考虑的符合企业实际的培训咨询方案。 我们的业务 涵盖各种大小的管理培训咨询项目, 包括体系认证,买家验厂,管理诊断, 5S/6S现场管理,精益生产,核心工具,拓展训练,自我管理,业务管理,力等各种培训咨询项目。凭借对国际客户需求及中国本土环境的透彻理解,我们能为客户提供具有前瞻性、创造性、针对性和易实施的管理培训咨询解决方案,使企业能在高速变化的市场中占据优势并取得优越的绩效。 服务区域:福建省内的九地市:福州、厦门、泉州、龙岩、漳州、莆田、宁德、南平、三明 汉墨提供以下认证及培训咨询项目(包括但不限于): 1、认证与验厂(质量、环境、、食品、森林、信息、社会责任等): ISO9001(ISO9000)质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证、ISO45001职业体系认证、ISO22000食品管理体系认证、BRC食品全球标准认证、IFS、HACCP危害分析与关键控制点管理体系认证、FSSC22000食品体系认证、IATF16949汽车质量管理体系认证、ISO50001能源管理体系认证、ISO13485、ISO22716、GMP良好操作规范认证、FSC森林管理体系认证、ISO27001信息管理体系认证、ISO20000、GAP良好农业规范认证、GRS全球回收标志认证、GOTS、OCS、ITSS、CMMI、CCRC、CE认证、BSCI社会责任验厂、SEDEX、WRAP、SA8000社会责任管理体系认证、3A信用评价办理、CMA计量认证,CNAS第三方实验室认可咨询、碳足迹、碳标签、服务管理体系认证、知识产权管理体系认证、两化融合管理体系认证、生产标准化、生产许可证SC办理、体系内审员培训等。 2、管理培训:管理自我(以客户为、情绪管理、执行力、个人行为特征、自我认知),管理业务(设备管理、现场管理、质量管理、采购管理、大客户管理、项目管理、精益管理),管理他人(MTP中高层管理能力提升、目标与计划管理、以经营为导向的绩效、团队管理、冲突管理、下属)等。 3、其他服务:企业补贴服务(高新、专精特新、研发费用等补贴申报)、记账、知识产权服务(软著、、商标)。