文件纸销毁包括企业以往的重要办公文件、文件销毁、档案销毁、合同销毁、凭证销毁、单据销毁、图纸销毁文稿销毁等等,纸质文件蕴含企业商业的秘密,需要安全销毁处理。
销毁涉密文件纸资料需要注意一下几点:
1、经过批准:应经过机关、单位主管审核批准,严禁个人私自销毁涉密文件资料;
2、手续完备:应当履行清点、登记手续;
3、场所合格:销毁工作应当在保密工作部门的销毁单位进行,严禁涉密文件资料流入旧货市场、再生资源集散市场等场所;
4、保存纪录:分发、领取、使用、清退、销毁涉密文件资料的原始纪录,应长期保存备查,不得随涉密文件资料一同销毁。
文件销毁服务流程:
1、告知需要销毁物品的类型和重量;
2、登记销毁物品的品种及数量;
3、签订销毁合同,确定销毁时间,提供纸箱等材料打包;
4、安排搬运工作人员及运输车辆上门收取销毁物品,将需销毁的物品装上运输车辆,并进行拍照、车箱粘贴封条等工作;
5、可一同前往销毁工厂监督销毁;
6、销毁物品整个销毁过程巡视度视频拍摄;
7、销毁工作完成后,提供销毁照片及视频。
通常文件销毁、文档销毁、档案销毁等纸质资料销毁有三种方法:
1、机械粉碎;
2、熔浆再生;
3、焚烧处理:采用的焚烧炉对资料进行焚烧(城区禁止随意在空地进行焚烧),适用于任何条件的涉密文件、保密资料、机密档案的销毁;
4、机械粉碎:采用粉碎机械进行粉碎,纸质文档变成纸条或者成小碎片。对于小批量的资料可以采取自己机械粉碎,保证信息不外流;
5、熔浆再生:将废旧的纸再次熔为纸浆,再造新纸,对于一般的书籍,报纸,纸板等不含涉密信息的资料、文件、文档、档案适用。
文件纸销毁需要遵循原则如下:
1、适中原则:平衡销毁成本和销毁效果,可采用适中的机密文件销毁方式,比如,使用经过国家保密局认证的销毁设备,对公司含有、存有涉密、重要信息的纸质文件,进行粉碎货熔浆销毁处理,确保信息无法恢复;
2、合规原则:对于单位内部的秘密信息或敏感信息,则应遵循相关的行业规定与部门规定;
3、记录原则:机密文件销毁应保留并管理销毁记录,哪些介质,在什么时间,由谁负责,在哪个场所,用什么方式销毁,这些记录必须可访问可追踪,并至少保存一年,而且,整个销毁过程可以依据客户的需求提供视频实时监督、销毁时现场的数码照片、视频录象等作为销毁文件,客户的文件已经被安全销毁。
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